Leen je wel eens personeel in voor jouw onderneming, bijvoorbeeld bij tijdelijke drukte of seizoenswerk? Zorg dan dat je voldoet aan alle regelgeving. Anders loop je het risico op hoge boetes of aansprakelijkheid voor het loon van de ingeleende medewerker en de loonheffingen en btw. Waar moet je op letten en wat kun je doen om aansprakelijkheidsrisico’s te voorkomen?
Van inlenen is sprake als personeel dat in dienst is bij een andere ondernemer onder jouw leiding of toezicht op jouw locatie, werkzaamheden verricht. De andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar bijvoorbeeld ook een collega-ondernemer die zijn personeel (tijdelijk) aan jou uitleent.
Blijft het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer, dan is er geen sprake van inlenen, maar van aannemen van werk.
De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) gaat uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen. De WAS bevat onder meer de verplichte girale betaling van het minimumloon, de verplichte specificatie van kostenvergoedingen en het verbod op inhoudingen en verrekeningen voor zover daarmee minder wordt uitbetaald dan het netto equivalent van het minimumloon. Op basis van de WAS kan een ingeleende medewerker je (als inlener) hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimumloon- niet (volledig) betaalt.
Let op! Dit betreft een ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat de inleenkracht ook de opvolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, net zo lang tot het eind van de keten bereikt is.
De CAO voor uitzendkrachten is door de minister algemeen verbindend verklaard. Op basis van deze CAO is de uitlenende werkgever verplicht om aan de medewerker het loon te betalen conform de arbeidsvoorwaarden of de van toepassing zijnde CAO bij de inlener. Daarnaast moeten er nog een aantal arbeidsvoorwaarden gelijk zijn zoals vakantiedagen en overwerktoeslagen. De uitzendende onderneming heeft de verplichting om na te gaan wat het loon is dat je als inlener aan jouw eigen werknemers betaald. Op het moment dat je niet de juiste informatie verstrekt aan de uitzender en er wordt daardoor te weinig loon betaald aan de uitzendkracht dan kan de uitzender de kosten hiervan aan jou in rekening brengen. Dit geldt niet alleen voor bedrijven die zich voor doen als uitzendondernemingen dit kan zich ook voordoen bij bedrijven die personeel detacheren of op een andere manier personeel ter beschikking stellen. De naam die de uitlener aan de dienstverlening geeft is voor de verplichtstelling van de CAO niet altijd relevant.
Sinds 2020 is er een onderscheid tussen uitzendmedewerkers en payrollkrachten. Het verschil ziet op de wijze waarop de medewerkers zijn geworven en op de exclusiviteit bepalingen voor de inlener. Payrollkrachten zijn werknemers die door of in opdracht van de inlener zijn uitgekozen en exclusief voor de inlener werken, maar in dienst zijn bij een derde (het payrollbedrijf). Voor payrollkrachten geldt per 2020 dat ze minimaal alle arbeidsvoorwaarden moeten krijgen als de eigen werknemers van de inlener. Dit gaat nog veel verder dan de verplichtingen om het gelijke loon door te betalen zoals vermeld in het hoofdstuk Verplicht gestelde CAO voor uitzendkrachten . Het gaat daarbij om alle arbeidsvoorwaarden uit de CAO, uit bedrijfseigen regelingen en de in de branche gebruikelijke arbeidsvoorwaarden. Per 2021 valt de payrollkracht niet meer onder het pensioenfonds voor uitzenden (StiPP), maar heeft wel recht op een adequate pensioenregeling. Dit kan zijn de pensioenregeling van de inlener of een eigen, adequate regeling van de uitzender. Voldoet het payrollbedrijf hier niet aan, dan kan zowel de inspectie SZW als de payrollkracht ingrijpen.
Als inlener kun je door de Belastingdienst aansprakelijk gesteld worden als de uitlener of doorlener de volgende belastingen en premies niet betaalt:
Als inlener of doorlener kun je jouw aansprakelijkheid beperken door een aantal maatregelen te treffen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het registreren van de juiste gegevens, het storten op een G-rekening of het gebruikmaken van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.
Stelt een buitenlandse uitzendorganisatie uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland in Nederland uitzendkrachten ter beschikking? Dan geldt sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht voor dit uitzendbureau via postedworkers.nl. Deze melding is bedoeld om te voorkomen dat deze uitzendkrachten minder betaald krijgen dan in Nederland gebruikelijk is. Als inlener moet je de melding controleren en eventuele onjuistheden doorgeven. Voldoet het uitzendbureau of de inlener niet aan de hen toebedeelde verplichtingen? Dan loopt deze partij een boeterisico. De hoogte van de boete is afhankelijk van de precieze overtreding en loopt uiteen van € 750 tot € 8.000 per overtreding. Op de site postedworkers.nl vind je veel informatie over deze regeling. Daarnaast adviseren wij bij het inschakelen van buitenlandse uitzendorganisaties om altijd de A1 verklaring van de ingeleende medewerkers in te zien en te controleren om zo aansprakelijkheden in verband met de verzekeringsplicht te voorkomen.
De rechter oordeelt of jij als inlener aansprakelijk bent voor het betalen van het achterstallige loon. Je kunt een aantal maatregelen nemen om het risico van aansprakelijkheidstelling te beperken. Zo is het verstandig te controleren of je met betrouwbare bedrijven samenwerkt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan controle van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) en de tijdige betaling loonheffing (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst). Beoordeel daarnaast of sprake is van een eerlijke prijs en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.
Leg de verplichting op om deze voorwaarden ook te laten gelden voor bedrijven verderop in de keten. Belangrijk is verder om actie te ondernemen wanneer je signalen krijgt dat de uitlener onderbetaalt. Doe onderzoek, spreek de uitlener aan en verbreek zo nodig de samenwerking.
Let op! De genomen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter zal wel eerder geneigd zijn om jou niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter altijd alert en grijp in als je vermoedt dat de uitlener zijn werknemer niet meer (volledig) betaalt.
De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een particulier kan dus niet met deze ketenaansprakelijkheid te maken krijgen.
Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener. Jij kunt jouw aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur van jouw uitlener dat bestemd is voor loonheffingen en btw te storten op de G-rekening. In de omschrijving bij jouw storting vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur. Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk bevatten.
Daarnaast moet je zowel de betalingen als de in het hoofdstuk identificatie ter voorkoming illegale arbeid/anoniemen tarief genoemde gegevens registreren – zoals de persoonlijke gegevens van het ingeleende personeel en de manurenregistratie uit jouw administratie kunnen halen en kunnen laten zien. Als je aan deze voorwaarden voldoet, wordt jij als inlener voor het op de G-rekening gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. Je kunt nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag indien de loonheffingen en/of btw hoger zijn dan jouw storting.
Tip! Vanwege corona kunnen uitleners de Belastingdienst verzoeken het tegoed op de G-rekening te deblokkeren, ook wanneer zij tegelijk uitstel van betaling hebben aangevraagd. Gebruik de G-rekening dus ook nu. Zo bescherm je jouw bedrijf als de uitlener de belastingen uiteindelijk helemaal niet afdraagt en de uitlener kan wél bij het door jou op de G-rekening betaalde bedrag.
Het komt regelmatig voor dat de Belastingdienst bij de berekening van de naheffingsaanslag loonheffingen waarvoor een inlener aansprakelijk wordt gesteld, het anoniementarief (ong. 129.5%) heeft toegepast omdat niet voldaan is aan alle administratieve verplichtingen dan wel er een illegale medewerker is ingeleend. De aansprakelijkheid voor het anoniementarief wordt verminderd indien de inlener de identiteit van het ingeleende personeel en het loon per ingeleende medewerker en per werk kan aantonen. Ook moet de inlener kunnen aantonen dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. Je voldoet aan deze voorwaarden als jij de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert (onder meer aan de hand van het getoonde ID-bewijs):
Let op! Het maken en hebben van een kopie-ID-bewijs is niet toegestaan, tenzij het gaat om een ingeleende kracht die inwoner is van een land buiten de EER en Zwitserland. In dat geval is het hebben van een kopie-ID-bewijs en een kopie van de werk- en verblijfsvergunning verplicht. Een kopie van dit identiteitsbewijs dien je bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk te bewaren. Doet je dit niet, dan riskeer je een boete.
Tip! Het noteren van het BSN nummer van een ingeleende of doorgeleende medewerker die ingezetene is van de EU/EER is toegestaan indien dit noodzakelijk is ter voorkoming van de aansprakelijkheidstelling. Daarnaast mag je altijd aan de ingeleende medewerker verzoeken om zich te identificeren zonder een kopie van het ID bewijs te maken. Het is raadzaam om bij deze identificatie het BSN nummer van de ingeleende medewerker vast te leggen.
Laat je een vreemdeling zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan riskeer je een boete van € 8.000 per vreemdeling. Doet een overtreding zich vaker voor, dan kan dit bedrag verhoogd worden met 50, 100 of 150%. Bij een ernstige overtreding (meer dan 20 illegaal tewerkgestelden) kan de inspectie SZW een bedrijf preventief stilleggen.
Gecertificeerde uitlener
Jij kunt als inlener een beroep doen op de disculpatieregeling. Dit betekent dat je niet aansprakelijk gesteld wordt voor de loonheffingen en BTW, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen. Je moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden:
Een aantal grote beursgenoteerde uitzendondernemingen heeft zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als jij personeel inleent van een dergelijke uitzendonderneming, hoef je voor vrijwaring niet de 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendondernemingen jaarlijks een verklaring af. Beschikt jouw uitlener over een dergelijke (geldige) verklaring, kun je de identiteit van de uitzendkrachten aantonen, heb je bewijs dat de uitzendkracht in Nederland werkt en voldoe je aan de overige voorwaarden, dan kun je het gehele factuurbedrag overmaken naar de uitzendonderneming en kun je je toch nog beroepen op de disculpatieregeling.
De inlenersaansprakelijkheid geldt voor loonheffingen en btw. In sommige gevallen moet de btw echter verplicht verlegd worden door de uitlener naar de inlener. De inlener draagt dan de btw af en kan deze tegelijkertijd als voorbelasting in aftrek brengen (voor zover de inlener belaste prestaties verricht).
De verplichte verleggingsregeling bij uitlening van personeel geldt bij fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in de sectoren bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.
Tip! Het is niet altijd eenvoudig of eenduidig vast te stellen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met een van onze adviseurs.
Let op! Past een uitlener de verplichte verleggingsregeling ten onrechte niet toe en berekent hij btw op jouw factuur, dan kun je deze btw niet als voorbelasting in aftrek brengen. Wees daarom alert wanneer de verleggingsregeling van toepassing is en verzoek jouw uitlener om deze toe te passen.
Een uitlener kan de Belastingdienst periodiek (bijvoorbeeld één keer per kwartaal) vragen te verklaren dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald (door middel van een zogenaamde ‘schone verklaring’). Deze verklaring geeft jou als inlener een beeld van de risico’s die je loopt, maar geeft jou geen vrijwaring.
Tip! Volgens informatie van de Belastingdienst is uitstel van betaling van de loon- en omzetbelasting door de uitlener in verband met corona géén reden voor het weigeren van de schone verklaring. Kan jouw uitlener geen schone verklaring overleggen, dan is er waarschijnlijk iets anders aan de hand!
Elke ondernemer die personeel uitleent, is verplicht dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld uitzendbureaus), moeten in hun bedrijfsactiviteiten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel uitleent aan een collega-aannemer), hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK. Controleer altijd, voordat jij zaken gaat doen met een uitlener, of deze juist bij de KvK geregistreerd is. Je doet dit eenvoudig met de gratis Waadi-check op de website van de KvK.
Let op! Leen jij personeel in van een ondernemer die dit niet heeft geregistreerd bij de KvK, dan riskeer je een hoge boete die kan oplopen van minimaal € 8.000 (bij minder dan 10 ingeleende werknemers) tot € 96.000 (derde overtreding bij 30 of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan worden opgelegd aan de uitlener.
Bovenstaande geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK. Leen je een dga in (die tezamen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit), dan is de boete voor zowel de bv als de inlener vooralsnog nihil.
Let op! Als jouw uitlener bij de KvK juist is geregistreerd, levert dat nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid op.
Tip! Is een uitzendbureau door de Stichting Normering Arbeid NEN-gecertificeerd, dan controleert de certificerende instelling of er een Waadi-registratie is. Controle door jou is dan niet meer nodig.
De inlenersaansprakelijkheden kunnen grote financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze advieswijzer zijn we nader ingegaan op de mogelijkheden om jouw aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Wil je meer informatie over het beperken van de risico’s bij het inlenen van personeel neem dan voor meer informatie contact op met onze loonheffingenadviseurs Jochem van de Berg. Zij staan voor jou klaar.
Wil je meer weten over de inhuur of uitleen van werknemers. Lees hier meer op de site van De Inspectie SZW.
Advieswijzer Alternatieve financieringsvormen 2021
19-04-2021
De economie zit vanwege het coronavirus in een flinke dip. Daarom is het voor bedrijven extra lastig om geld te lenen bij een bank. Maar je bent tegenwoordig voor een financiering niet meer alleen afhankelijk van de bank. Er is een nieuwe financieringsmarkt ontstaan, een markt die complementair kan zijn aan de zo vertrouwde bancaire financiering. Daarnaast biedt ook de overheid je vanwege corona extra financieringshulp.
