Hoe werkt de WKR?
Uitgangspunt in de wet is dat alles wat je aan jouw werknemers verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Dit uitgangspunt kent direct al een aantal uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken, vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden) en intermediaire kosten geen loon.
Op het moment dat de vergoeding, verstrekking of ter beschikking stelling loon is dan zal jou hierover loonheffingen op het salaris van jouw werknemer inhouden. Denk hierbij aan een hogere vergoeding voor zakelijk gereden kilometers. Het meerdere boven € 0,19 betaal je bruto aan jouw werknemers.
Je kunt ook als werkgever de belastingheffing voor jouw rekening nemen als je niet wenst dat de belastingheffing over een geschenk dat jij aan jouw werknemer geeft voor rekening van jouw werknemer komt. In sommige gevallen moet je dit via het loon van jouw werknemer doen, dit wordt ook wel bruteren genoemd. In veel gevallen kun je hiervoor de WKR toepassen.
Je moet de keuze voor toepassing van de WKR maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan jouw werknemer en je kunt niet meer op jouw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
Op het moment dat je er als werkgever voor kiest om voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de WKR toe te passen dan neem je als werkgever de verschuldigde belastingheffing voor jouw rekening. De belastingheffing is dan niet zichtbaar via het loon van de werknemer en ook niet op zijn jaaropgave. De werknemer hoeft dit ook niet aan te geven in zijn aangifte inkomstenbelasting. De WKR noemen we daarom een eindheffing.
Voor het toepassen van de WKR is het nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen door jou als werkgever. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat jouw werknemers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.
Tip! De keuze voor toepassing van de WKR kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je jouw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,19 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.
Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en agressieve en verboden dieren altijd tot het loon van de werknemer.
Vrije ruimte
Binnen de WKR kennen we de ‘vrije ruimte’. Dit houdt in dat je als werkgever 1,18% van de fiscale loonsom mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen zonder dat je hierover eindheffing verschuldigd bent. Over de eerste € 400.000 loonsom is het percentage van de vrije ruimte in 2021 zelfs verhoogd tot 3%. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je 80% loonbelasting, in de vorm van een eindheffing. Dit is de last die je draagt en dus niet jouw werknemers.
Had je in 2020 vrije ruimte over? Dan is het goed om na te gaan of je in 2021 nog extra zaken kunt onderbrengen in de WKR om de werkkostenregeling zo optimaal mogelijk te benutten.
Tip! Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Het aanwijzen van loon via de werkkostenregeling kan je als ondernemer in sommige situaties ook een voordeel opleveren en soms zelfs ook als je als werkgever de 80% eindheffing verschuldigd bent.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten ‘gerichte vrijstellingen’. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke die noodzakelijk voor het werk zijn, vallen onder de gerichte vrijstellingen, hierop zijn echter wel uitzonderingen gemaakt voor directeur grootaandeelhouders.
Let op! Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer in beginsel geen eigen bijdrage betaalt.
Tip! Geef je de werknemer een voordeel in de vrije ruimte en betaalt de werknemer hier een eigen bijdrage voor? Dan behoef je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken. Let daarbij op: het voordeel kan niet negatief zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.
Gebruikelijkheidstoets
De WKR mag niet onbeperkt worden toegepast. Er geldt namelijk een gebruikelijkheidtoets. Deze toets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat jouw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat jouw werknemer deze belastingvrij van jou krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van jouw werknemers voor jouw rekening te nemen.
Tip! Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt.
Let op! De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht bijvoorbeeld het toepassen van het gebruikelijkheidscriterium van € 2.400 voor werknemers die onder het minimum loon verdienen zoals BBL’ers, Wajongers of stagiaires niet redelijk.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Behalve gerichte vrijstellingen zijn er in de wet ook beloningsvoordelen opgenomen die wel als loon zijn aan te merken maar waarbij het voordeel gewaardeerd wordt als nihil. Dit geldt voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek.
Let op! De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. Voor de werkplek in de eigen woning van de werknemers gelden afwijkende regels waardoor deze meestal niet aan te merken is als ‘werkplek’.
Let op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek van een werknemer niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt wel gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor Arbo voorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag je belastingvrij verstrekken. Je moet dan wel de omvang van het zakelijk gebruik kunnen bewijzen!
Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Normbedragen
Ten slotte kennen we in de wet nog verschillende normbedragen voor loon in natura. Je kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (2021: € 5,70 per dag), maaltijden op de werkplek (2021: € 3,35) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel kalenderjaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en). De keuze voor toepassing van de concernregeling kan van jaar tot jaar gemaakt worden. Indien er geopteerd is voor de concernregeling en er moet eindheffing afgedragen worden dan moet de werkgever met de hoogste loonsom dit in de aangifte opgeven.
Let op! In de aangifte WKR over 2020 en 2021 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De verhoging van de vrije ruimte naar 3% over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen.
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2020 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2021, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2021 moet worden ingediend en afgedragen.
Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte in februari van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit jouw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gewaardeerd worden op de inkoopfactuur (inclusief btw). Vaak zal jouw administratie exclusief btw geboekt worden. Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.
Tot slot
De WKR is voor veel werkgevers nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming, neem dan gerust contact op met onze loonheffingenspecialist Jochem van den Berg. Ik sta voor je klaar.
