De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een ander over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren zijn.
Als je aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Let op! Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Heb je vragen over de digitale bewaarplicht of wil je persoonlijk advies? Neem gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar.
Vanaf 1 maart 2022 subsidie STAP voor scholing
14-07-2021
Vanaf 2022 is het niet meer mogelijk om scholingsuitgaven in de aangifte inkomstenbelasting in aftrek te brengen. In plaats daarvan kunnen werkenden en werkzoekenden vanaf 1 maart 2022 een beroep doen op de subsidieregeling STAP-budget. Ondernemers die opleidingen willen aanbieden die in aanmerking komen voor het STAP-budget moeten daarvoor wel voor die tijd actie ondernemen.
