Zoeken op

Zoeken op

Alles

16 juni, 2022

Samenstellen van de jaarrekening: theorie en praktijk

Het samenstellen van jaarrekeningen is een kernactiviteit van Moore MTH. Maar wat houdt samenstellen nu precies in? Deze vraag kan tot verschillende antwoorden leiden, afhankelijk van of je het bekijkt vanuit de theorie of vanuit hoe het in de praktijk wordt beleefd door klanten en medewerkers van Moore MTH. In deze blog leggen we beide uit.

Frank van Enkhuizen
Manager Bureau Kwaliteit

Samenstellen in theorie

Het administratieve proces dat leidt tot de jaarrekening kan in drie fasen worden opgedeeld:

  1. De boekhouding
    Dit betreft het verwerken van de financiële transacties in het boekjaar, zoals het boeken van de inkoopfacturen, de bankmutaties etc. Vaak doet de onderneming de boekhouding zelf, maar je kunt ook een accountant inschakelen.
  2. De jaarafsluiting
    In deze fase worden de uitkomsten van fase 1, aangevuld met boekingen om de administratie volledig te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken van de afschrijvingen, het bepalen van overlopende posten, het treffen van voorzieningen en andere waarderingsissues. Het resultaat van deze fase is een definitieve saldibalans. In deze fase komt het vaker voor dat de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk aan een accountant worden uitbesteed.
  3. Het opmaken van de jaarrekening
    In deze fase worden de bedragen uit de definitieve saldibalans van fase 2 op de wettelijk voorgeschreven manier gepresenteerd en voorzien van toelichtingen. Ook dit kan en mag de onderneming zelf doen, maar het wordt vaak overgelaten aan een accountant.

Samenstellen is alleen fase 3, voor zover een accountant dat doet. Volgens de regelgeving in Standaard 4410 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, ondersteunt de accountant met zijn specifieke kennis van financiële verslaggeving, de onderneming bij het opmaken van de jaarrekening. Hij vertaalt daarbij de informatie van de onderneming (waaronder de definitieve saldibalans uit fase 2), naar een jaarrekening die voldoet aan de wettelijke vereisten. De accountant hoeft de informatie van zijn klant niet te controleren of verifiëren. Wel wordt van hem verwacht dat hij zaken die hem opvallen met de klant bespreekt.

Samenstellen in de praktijk

Volgens de theorie hoeft de accountant dus eigenlijk alleen maar de informatie van de klant te verwerken, zonder inhoudelijke werkzaamheden met betrekking tot deze informatie uit te voeren. De praktijk is echter anders, vooral wanneer de accountant ook bij fase 2 betrokken wordt. Want dan verwacht de klant dat de accountant aandacht schenkt aan de juistheid van de cijfers. En dat is terecht, want bij het uitwerken van de boekhouding naar definitieve jaarcijfers gaat het juist om de correcte bepaling van de desbetreffende bedragen. Maar ook als de accountant alleen wordt ingeschakeld in fase 3 verwacht de klant, en ook het maatschappelijk verkeer, meer van de accountant dan alleen het overnemen van de cijfers van de klant in een jaarrekening. Anderzijds is een samenstelopdracht niet hetzelfde als een beoordelings- of controleopdracht. De vraag is dus hoever een accountant bij zijn samenstelwerkzaamheden moet gaan. We illustreren dit aan de hand van een voorbeeld met betrekking tot de balanspost debiteuren en de daarbij behorende voorziening voor oninbaarheid.

Voorbeeld debiteuren en voorziening

De accountant kan niet volstaan met het overnemen van de bedragen uit de definitieve saldibalans in de jaarrekening. Hij stelt om te beginnen vast dat de post debiteuren wordt onderbouwd door een openstaandepostenlijst. Verder beoordeelt hij of de post als zodanig aanleiding geeft tot vragen, bijvoorbeeld omdat het saldo sterk afwijkt van het vorige boekjaar of niet logisch is in verhouding tot de ontwikkeling van de omzet. Hij hoeft niet vast te stellen of de debiteuren in het volgende boekjaar hebben betaald, maar hij vraagt wel naar de posten die nog openstaan wanneer hij de samenstelwerkzaamheden uitvoert. Hij bespreekt met de klant of voor deze posten een voorziening nodig is.

Informatie van de klant

Onder het begrip ‘informatie van de klant’ vallen de saldibalans, de openstaandepostenlijst, het antwoord van de klant op vragen die de accountant stelt naar aanleiding van de beoordeling van het debiteurensaldo en de beweringen van de onderneming over de voorziening. In beginsel kan de accountant deze informatie voor waar aannemen, tenzij hij een reden heeft om te veronderstellen dat deze informatie onjuist, onvolledig of anderszins misleidend is. In dat geval moet hij aanvullende informatie van de onderneming vragen. Voorbeeld: bij de bespreking van de openstaande debiteuren en de voorziening blijkt dat een vordering al twee jaar openstaat, en dat de klant hiervoor geen voorziening wil opnemen. Dan moet de accountant doorvragen waarom de klant nog steeds verwacht dat deze vordering zal worden voldaan. Als de accountant op dergelijke vragen geen antwoord krijgt, of als het antwoord onbevredigend is, moet de accountant de samenstelopdracht teruggeven.

Afstemming vooraf voorkomt misverstanden

Om misverstanden en discussies achteraf te voorkomen is het handig om de diepgang van de werkzaamheden vooraf met elkaar af te stemmen. Als de klant verwacht dat de accountant meer werk doet dan voor een samenstelopdracht noodzakelijk is, kan dan ofwel de verwachting van de klant worden bijgesteld, ofwel worden afgesproken dat de accountant deze werkzaamheden toch uitvoert.

Toegevoegde waarde van de samenstellingsverklaring

De samenstellingsverklaring is niet meer dan een bevestiging dat de accountant de jaarrekening heeft samengesteld op basis van door de klant aangeleverde informatie, met expliciete vermelding van het feit dat er geen controle- of beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Heeft zo’n verklaring dan wel toegevoegde waarde voor de gebruiker? Het antwoord is ja, want de gebruiker weet dat een accountant op de hierboven vermelde wijze naar de cijfers en de toelichtingen heeft gekeken. Daardoor kan hij meer vertrouwen in de jaarrekening stellen dan wanneer de onderneming deze zelf opstelt.

Contact opnemen

Heb je een algemene vraag over de jaarrekening? Neem dan contact op met Frank van Enkhuizen of bel 088-2021356. Heb je een specifieke vraag over jouw situatie? Neem dan contact op met je relatiebeheerder.

Neem contact op