Vrijgestelde thuiswerkvergoeding geven
Vanaf 1 januari 2022 is het de bedoeling dat werkgevers een vrijgestelde thuiswerkvergoeding kunnen geven van €2,- per dag. Deze thuiswerkvergoeding kan net als de reiskostenvergoeding in de vorm van een vaste vergoeding worden uitbetaald, maar mag ook op basis van de daadwerkelijke thuiswerkdagen door werkgevers worden vergoed. De thuiswerkvergoeding is ter dekking van de extra kosten van het thuiswerken zoals elektriciteit, koffie en dergelijke. De €2,- is een forfaitair bedrag en hoeft in tegenstelling tot andere vaste kostenvergoeding niet onderbouwd te worden. Er moet alleen aannemelijk gemaakt worden dat een medewerker thuis gewerkt heeft. Naast de thuiswerkvergoeding mogen nog steeds de kosten van internet, Arbo-voorzieningen ten behoeve de Arbo-werkplek thuis vrijgesteld vergoed worden, mits hiervoor aan alle specifieke voorwaarden is voldaan.
Vaste vergoeding
Indien de thuiswerkvergoeding wordt vergoed op basis van een vaste vergoeding dan is er in het wetsvoorstel opgenomen dat net als bij de vaste reiskostenvergoedingen uitgegaan moet worden van 214 werkdagen in een kalenderjaar op basis van een 5-daagse werkweek. Werkt een medewerker minder dan 5 dagen in de week thuis, dan moet de vergoeding pro rata worden berekend. Net als bij de vaste reiskostenvergoeding hoeft de medewerker maar op 70% van de dagen, waarover hij een vaste thuiswerkvergoeding ontvangt, daadwerkelijk thuis te werken.
Voorwaarde thuiswerkvergoeding
Een medewerker die 4 dagen per week werkt waarvan 2 dagen in de week thuis, kan dus een vaste thuiswerkvergoeding ontvangen van (2/5 * 214 *€2)/12 maanden is €14 (afgerond) per maand. Deze medewerker hoeft echter maar 2/5 * 214 * 70% is 60 dagen per jaar thuis te werken om de vaste vrijgestelde thuiswerkvergoeding te kunnen behouden. De andere dagen mag de medewerker op andere locaties werken; maar hier zit wel een nadere voorwaarde aan verbonden.
In het wetsvoorstel is namelijk opgenomen dat de vaste thuiswerkvergoeding niet gecombineerd kan worden met de vaste reiskostenvergoeding of met vervoer verstrekt door de werkgever. Als de medewerker in ons voorbeeld de overige 2 dagen naar de vaste werkplek reist welke op 10 kilometer enkele reis is gelegen dan kan deze medewerker nog een vaste reiskostenvergoeding ontvangen van (2/5 * 214 * 0,19*2*10km)/12 = afgerond €27 per maand. De medewerker moet om de vaste reiskostenvergoeding te kunnen behouden ook 60 dagen per jaar naar de vaste werkplek reizen.
Totale vaste vergoeding
In totaal kan deze medewerker dus een vaste vergoeding ontvangen van €14 (thuiswerken) en €27 (reiskosten)= €41 per maand. Werkt de medewerker incidenteel op een thuiswerkdag op de vaste werkplek, dan ontvangt hij geen hogere reiskostenvergoeding en vice versa. Gaat de medewerker structureel meer thuis werken, dan zal zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding herrekend moeten worden.
Gerichte vrijstelling
Een samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerken en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar de vaste werkplek is niet mogelijk. Dit geldt ook als sprake is van een vaste vergoeding. Als een medewerker op één dag zowel deels thuis werkt en ook naar de vaste werkplek reist, kan de werkgever óf de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen. De werkgever mag wel reiskosten vergoeden als de medewerker naar een zakelijke afspraak niet op de vaste werkplek reist.
Geen optelling vergoeding
De vaste thuiswerkvergoeding mag ook niet optellen met de vergoeding van openbaar vervoerkosten door de werkgever voor woon-werkverkeer of de verstrekking van een vervoersbewijs voor het openbaar vervoer door de werkgever voor woon-werkverkeer. Datzelfde geldt eveneens voor de werknemer die rijdt in een door de werkgever ter beschikking gestelde auto of fiets. Op de dagen dat hij met de auto naar de vaste werkplek reist (ook al is het maar een gedeelte van de dag) mag hij geen (vaste) thuiswerkvergoeding ontvangen. Deze bepaling is opgenomen om optelling te voorkomen.
In het wetsvoorstel is tevens opgenomen dat op het moment dat een medewerker een gedeelte van het jaar in dienst is bij de werkgever de vrijgestelde vergoeding (zowel voor de reiskosten als voor het thuiswerken) naar tijdsgelang vastgesteld moet worden.
Voordeel thuiswerkvergoeding
Het positieve van de thuiswerkvergoeding ten opzichte van de reiskostenvergoeding is dat deze jaarlijks zal worden geïndexeerd. Maar de reiskostenvergoeding staat al bijna 20 jaar vast op €0,19 per kilometer, terwijl de brandstofprijzen en andere autokosten enorm toegenomen zijn de afgelopen jaren.
Naar verwachting zullen de regels voor de thuiswerkvergoeding gunstiger uitpakken voor medewerkers die op minder dan 5 kilometer van hun vaste werkplek wonen en daardoor een deel van de vaste reiskostenvergoeding verliezen. Medewerkers die op meer dan 5 kilometer van hun vaste werkplek wonen en structureel thuis werken zullen een lagere vergoeding ontvangen in het nieuwe wetsvoorstel dan zij onder de oude regels nog mochten ontvangen. Voor medewerkers die nog structureel op de vaste werkplek blijven werken en niet thuis (kunnen) werken verandert er niets.
Advies thuiswerkvergoeding
Ons advies is om na te gaan of je als werkgever gebruik wil maken van de gerichte vrijstelling voor thuiswerken. Zo ja, dan is het de vraag hoe je hier binnen de organisatie uitvoering aan wilt geven. Opteer je voor een vaste reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding of ga je als werkgever een vergoeding verstrekken op basis van de feitelijke situatie? De arbeidsvoorwaarden zullen hierop moeten worden aangepast. Hoe ga je hier administratief uitvoering aan geven en zijn de personeels- en/of salarissystemen hierop ingericht? Kortom, genoeg zaken om goed over na te denken!
Meer weten?
Heb je naar aanleiding van dit nieuwsbericht nog vragen over de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding en de loonheffingen of een andere vraag of wil je persoonlijk advies? Neem dan gerust contact op met één van onze loonheffingenadviseurs van de Adviesgroep Personeel & Salaris: Jochem van den Berg. Ik sta voor je klaar!
