Verkeersboetes en loonheffingen

Twee situaties

We kennen bij het betalen van verkeerboetes door werkgevers 2 situaties:

Werknemer (DGA) rijdt ten tijde van de overtreding in zijn eigen auto
Werknemer (DGA) rijdt ten tijde van de overtreding in een door de werkgever ter beschikking gestelde auto

1. Eigen auto

Op het moment dat een werkgever een boete vergoedt aan een werknemer (DGA) die tijdens de overtreding rijdt in zijn eigen auto dan is de vergoeding van de boete altijd loon. In de wet is de bepaling opgenomen dat in deze situatie de boete niet aangewezen kan worden als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling.

Als de werkgever de boete vergoedt dan is dit loon in natura waarover de medewerker nog belasting verschuldigd is. Ter illustratie; als de boete € 100,- is, zal er nog ongeveer € 40,- belasting op het loon van de medewerker worden ingehouden. Wil de werkgever dat niet dan kan hij de boete gebruteerd vergoeden. De vergoeding van de boete van € 100 kost de werkgever dan ongeveer € 200,-.

2. Ter beschikking gestelde auto werkgever

Rijdt de medewerker (DGA) ten tijde van de overtreding in een auto van de werkgever en ontvangt de werkgever een verkeersboete i.v.m. een overtreding die de werknemer heeft begaan dan moet de boete in principe voor rekening van de werknemer komen. De boete wordt weliswaar verstuurd naar de kentekenhouder van de auto, echter de bestuurder van de auto heeft de overtreding begaan.

Bruikleenovereenkomsten

Veel werkgevers hebben in hun bruikleenovereenkomsten voor de auto opgenomen dat een boete zal worden verrekend met het netto loon van de medewerker. Een verrekening met het nettoloon is alleen mogelijk als een medewerker hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Wees alert dat de toestemming wordt vermeld in de bruikleenovereenkomsten en dat deze daarom altijd door medewerkers ondertekend, retour ontvangen zijn.

Minimumloon

Het is niet toegestaan om een medewerker een lager loon dan het bruto minimum loon uit te betalen en er mogen geen verrekeningen (behoudens enkele uitzonderingen) met het netto equivalent van het bruto minimum loon plaatsvinden. Op het moment dat een medewerker een loon iets boven het minimum bruto loon ontvangt en er een boete verrekend wordt dan mag er tot het netto equivalent van het minimum loon een verrekening van de boete plaatsvinden.

Om het restant van de boete bij de medewerker te kunnen innen zal de werkgever een factuur naar de medewerker moeten sturen of het restant van de boete moeten aanhouden tot een volgende salarisbetaling. Ontvangt een medewerker exact het minimumloon dan kan de boete pas verrekend worden in een periode dat de medewerker een hoger loon dan het minimumloon heeft, bijvoorbeeld bij een bonusuitbetaling. De werkgever kan wel een factuur sturen naar de medewerker voor de boete.

Aanwijzen boete WKR en gebruikelijkheid

Kan of wil de werkgever de boete niet verhalen bij de medewerker (DGA) dan is de betaling van de boete door de werkgever volgens vaste jurisprudentie loon. De werkgever heeft bij een ter beschikking gestelde auto de mogelijkheid om de boete aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling. Voorwaarde hiervoor is dat de boete moet passen binnen de gebruikelijkheid.

Voor gebruikelijkheid geldt hetgeen gebruikelijk is bij jouw organisatie. Een uniforme regeling die consequent voor iedereen in vergelijkbare omstandigheden wordt toegepast zal niet snel ongebruikelijk zijn. Hierbij gelden een paar aandachtspunten:

Voor de meeste medewerkers (DGA) mag een werkgever de kosten van de verkeersovertreding bij het niet verhalen ten laste van het werkkostenbudget brengen. Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever tot € 2.400 per kalenderjaar voor een medewerker ten laste van het werkkostenbudget heeft gebracht, heeft de Belastingdienst het beleid dat zij dit gebruikelijk vindt. Wordt er meer vergoed of verstrekt aan de individuele medewerker dan zal de Belastingdienst aannemelijk moeten maken dat dit ongebruikelijk is. Voor een enkele lichte verkeersovertredingen zal in deze situatie vermoedelijk de gebruikelijkheidstoets van de Belastingdienst doorstaan worden. Bij boetes i.v.m. zware verkeersovertredingen of bij repeterende boetes zal de Belastingdienst een ander standpunt omtrent de gebruikelijkheid kunnen innemen.
Voor medewerkers met een loon lager dan het minimumloon (BBL, BOL en stagiaires) geldt het € 2.400 gebruikelijkheidbeleid van de Belastingdienst niet. In deze situatie kan de Belastingdienst ook bij lagere bedragen stellen dat het vergoeden van een verkeersboete ongebruikelijk is. Kan de Belastingdienst dit aannemelijk maken dan mag de boete niet via de werkkostenregeling vergoed worden, maar moet gebruteerd of bruto vergoed worden.