Achtergrond sprekers
Conny is HR Business Partner bij TeekensKarstens Advocaten B.V. Conny is een ervaren generalistische HR Business Partner, een analyticus met actuele kennis van en brede ervaring in het HR-vak. Met enthousiasme en een gezonde dosis humor werkt Conny aan de persoonlijke mens- en servicegerichte visie op HR. Ook altijd vanuit een bedrijfsmatige inslag.
Naast Conny zit ook collega Heidi Hamelinck aan tafel. Heidi is al vanaf 2002 werkzaam in Noordwijk, wat voorheen ‘Van Duyn Van der Geer accountants en adviseurs’ was. Daar heeft zij zich altijd hard gemaakt om digitale processen bij de klanten goed te krijgen. Vanaf 1 januari 2022 is het kantoor van ‘Van Duyn Van der Geer accountants en adviseurs’ aangesloten bij Moore MTH. Heidi is nu Personeelsadviseur bij Moore MTH Noordwijk, Amsterdam en Bussum.
Tijdens De Talks geeft Heidi je relevante informatie die jou als ondernemer verder kan helpen bij het krijgen van meer grip op – en minder tijd kwijt zijn aan – jouw HR- en salarisadministratie. Doe er dus jouw voordeel mee!
Digitale personeelsdossiers
Bij het structureren van HR- en salarisadministratie, is het cruciaal om de juiste prioriteiten te stellen. Of het nu gaat om de toegankelijkheid van personeelsdata, het verzamelen van gegevens van nieuwe medewerkers of het registreren van verlofdagen. Door het invoeren, verwerken én vernietigen van personeelsgegevens professioneler te organiseren, beperk je als ondernemer administratieve rompslomp tot het minimum. Denk bij de juiste prioriteiten stellen aan de voordelen van het werken met digitale personeelsdossiers.
Elk dossier is gekoppeld aan een automatische bewaar-en vernietigingstermijn. Volgens de AVG-wetgeving (algemene verordening gegevensbescherming/25-05-2018) een belangrijke reden om te gaan werken met digitale personeelsdossiers. Het grote voordeel van een goed online personeelsdossier is dat je niet meer zelf hoeft stil te staan bij de vraag hoe lang je de gegevens van oud-medewerkers moet bewaren.
Voordelen digitale personeelsdossiers
Voordelen digitale personeelsdossiers
Een ander voordeel is de betere beschikbaarheid en zichtbaarheid van dossiers. Alles staat veilig en gestructureerd opgeslagen. Je bent niet meer afhankelijk van waar een document in de kast ligt. Een ondernemer bepaalt zelf welk dossier voor wie zichtbaar is. De autorisatie kan dus op maat afgestemd worden. Tot slot kan een ondernemer documenten zoals arbeidsovereenkomsten of salarisbrieven automatisch genereren en kunnen deze digitaal ondertekend worden. Bovendien heb je onbeperkt een beveiligde opslagruimte.
Conny herkent de voordelen zoals Heidi die noemt. Juist door deze voordelen hebben wij besloten om over te stappen naar digitale dossiers. Deze zijn nu op één plek gewaarborgd en met alle opties die het systeem kent, is het werken in de dossiers een stuk makkelijker en efficiënter geworden.
Onze overweging was voornamelijk de AVG-wetgeving, maar ook efficiëntie. Tevens is het hebben van een gedegen verlofadministratie ook zeer belangrijk voor zowel werknemer als werkgever. Voor de werknemer is het belangrijk om een goede werk-privé balans te hebben. Als de werkgever in de verlofadministratie signaleert dat er (te) weinig vakantiedagen worden opgenomen, dan zou diegene de werknemer daar op kunnen wijzen en vragen om wat meer vrije tijd te plannen. Hiermee zou uitval door overbelasting/werkdruk kunnen worden voorkomen.
Verder heeft het systeem een beoordelingsmodule waardoor je goed de ontwikkelingen van de medewerker kan volgen en eerder kan signaleren of het wel/niet goed gaat met diegene.
Effect Corona op digitalisering van HR- en salarisadministratie
De coronacrisis heeft zeker een gunstig effect gehad op de digitalisering van HR- en salarisadministratie. Door het vele thuiswerken moest er heen en weer gesleept worden met ordners. En waar heb ik toch dat ene document opgeborgen? Veel werkgevers zijn hierdoor het belang van goede digitale dossiervorming gaan inzien. Alles transparant en bij de hand is een term die wij vaak hebben laten vallen tijdens de vele telefoongesprekken. Ook ‘veilig’ thuiswerken kwam hierdoor aan de orde. Zijn de gevoelige gegevens van werknemers voldoende beschermd? Wij hebben echt wel gemerkt dat tijdens de coronacrisis de hulpvraag om te gaan digitaliseren in versneld tempo steeds voorbij kwam.
Het digitaliseren van personeelsdossiers biedt dus heel veel voordelen.
Verlofregistratie
Actuele saldo van jouw werknemers
Het actuele saldo van jouw werknemers kan je altijd inzien als werkgever. Een digitale verlofmodule helpt een werkgever om altijd, via de kalender, het overzicht te behouden. Maar daarnaast kunnen medewerkers die inloggen ook meteen de status van verlofdagen en uitstaande aanvragen inzien.
Werkgevers verliezen vaak veel tijd aan de vrije tijd van werknemers. Die willen weten hoeveel vakantiedagen ze nog hebben, of je het mailtje met die aanvraag al hebt gezien en hoe de personeelsbezetting is. Door te werken met een digitale verlofmodule is dat verleden tijd. Dat betekent geen aanvragen meer via losse briefjes, per email of whatsapp. Geen discussies meer over mondelinge toezeggingen.
Verlofadministratie digitaliseren
uitdiensttreding een collega, ondanks de maand opzegtermijn, snel vertrekken door het hoge aantal opgebouwde vakantiedagen op te nemen. De termijn om vervanging te zoeken wordt hierdoor verkort. Ook is er geen ruimte voor een overdracht. In het andere geval neemt men niet de vakantie uren op en krijgt de werkgever onverwachts te maken met een hoge uitbetaling bij uitdiensttreding. Ook verlofrechten kennen een verjaringstermijn, dit kan worden ingericht in Loket en daarmee voorkom je ophoping van vakantie uren.
Vragenronde 1
Het is tijd voor de eerste vragenronde. Vooraf ontvingen wij al een aantal vragen. Die nu in dit eerste vragenblok beantwoord worden. De eerste vraag is voor Heidi en komt van Henk de Wit.
- Heidi, hoe gebruiksvriendelijk is het systeem?
Onze salarissoftware is zeer gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en efficiënt. Je navigeert heel makkelijk door het systeem. Onze software is voorzien van complete HR- modules. Het is makkelijk te koppelen aan andere systemen, waardoor je alles maar op één plek moet invoeren. Zelfs rapportages en dashboards kunnen met één druk op de knop uit het systeem gehaald worden.
De tweede vraag is voor Conny en komt van Mirjam Jansen.
- Heeft het jou veel tijd gekost om alles te implementeren?
De meeste tijd is gaan zitten in het overtuigen van mijn werkgever. Het implementeren kan vrij snel als er al data aanwezig is. Denk aan digitale dossiers, papieren verlofregistraties en kernwaardes (hoeveel uren heeft iedereen).
- Heidi, wat is er allemaal voor nodig om ervoor te zorgen dat iedereen snel bekend is met het systeem?
Wij maken van alle handelingen instructievideo’s waarin duidelijk stap voor stap alles uitgelegd wordt. Men kan zelf bepalen wanneer ze deze video’s zien en ze kunnen het zo vaak terugzien als ze willen. Daarnaast bezoeken wij de klant om alles nog eens goed uit te leggen als daar behoefte aan is.
- En stel, dat een ondernemer dat wil, kan hij er dan ook voor kiezen om zijn hele HR- en salarisadministratie uit te besteden aan Moore MTH?
Dat kan zeker. Van werving & selectie, contracten, arbeidsconflicten tot ontslag. Het kan allemaal. Bij onze servicelijn Personeel en salaris ligt het accent zeker niet alleen op een correcte salarisspecificatie, maar alle randzaken eromheen. Wij werken met een breed team van salarisadministrateurs, personeelsadviseurs en specialisten, er is dus altijd iemand met de benodigde vakkennis om jou te helpen met de vragen/dienstverlening die je nodig hebt.
- Tot slot Conny, waar ik even benieuwd naar ben, wat mag en moet je als werkgever van je werknemers bewaren en hoe lang? Ook in het kader van de privacy wetgeving?
Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Whitepaper en consultmoment
Ook voor vandaag is er een whitepaper opgesteld. Graag wijs ik je ook op de mogelijkheid voor een vrijblijvend consultmoment met Heidi, één van onze andere personeelsadviseurs of met Conny. Daarin kun je in gesprek gaan over jouw persoonlijke situatie.
Meld je eenvoudig aan voor een consultmoment of de whitepaper via www.moore-mth.nl/yes. Morgen zoeken we dan even contact om een geschikt moment af te spreken om elkaar te ontmoeten. Dat kan zowel fysiek als online.
Solliciteren en aannemen
Wanneer medewerkers uit dienst treden kan een werkgever dankzij de applicatie precies zien welke bedrijfsmiddelen verstrekt zijn bij indiensttreding en welke weer ingenomen dienen te worden. Dit scheelt werkgevers enorm in de kosten.
Wat kan Moore MTH betekenen voor jou?
Wij begeleiden ondernemers van het begin tot het einde in het proces naar online personeelsdossiers. Daarbij houden we steeds de focus op het optimaliseren van HR- en salarisadministraties en met speciale aandacht voor AVG-wet- en regelgeving.
We brengen eerst samen met de ondernemers de huidige situatie in kaart. Daarna maken we een plan van aanpak voor de specifieke situatie van de betreffende ondernemer en gaan wij maatwerk leveren. Wat wil de klant wat wij doen en wat wil diegene zelf doen. Welke modules passen? De autorisatiematrix wordt op maat afgestemd, denk hierbij aan wat de werknemer mag zien, de klant bepaalt zelfs wat wij als providers mogen zien. Het is hun personeelssysteem. Hoe wil de klant de verlofregistratie ingericht hebben, welke verstrekkingen zijn er bij het in dienst nemen van een medewerker. Nadat alles is ingericht, bezoeken wij de klant na een paar maanden weer. Wat is de ervaring tot nu toe, wat kan er beter, mist er nog iets? Uiteraard zijn wij tussendoor altijd bereikbaar voor vragen en houden wij de lijnen kort.
Wat gebruikt TeekensKarstens?
We zitten nog midden in de implementatiefase. Inmiddels gebruiken wij de tools digitale ondertekening, deels document generatie, verstrekkingen en het onderdeel verlof. Onze volgende stap is het implementeren van het onderdeel beoordeling.
Whitepaper en consultmoment
Die kun je gratis aanvragen op moore-mth.nl/yes. Ook is het nog steeds mogelijk om je vrijblijvend aan te melden voor een consultmoment met Heidi, één van onze andere personeelsadviseurs of met Conny. We nemen dan morgen even contact met je op om een geschikt moment af te spreken om elkaar te ontmoeten. Zoals net ook aangegeven kan dat fysiek, maar ook zeker online.
De Talks van volgende maand vindt wederom plaats op de eerste dinsdag van de maand juni en staat dan geheel in het teken van het thema: Bedrijf verkopen aan het management.
Wil je het volledige webinar terugkijken? Klik dan hier.
