Focus op preventie van verzuim zorgt niet alleen voor kostenbesparing, maar zorgt ook voor gezonde, tevreden en gelukkige medewerkers. Hierdoor stijgt productiviteit en bevlogenheid. Voor jou als ondernemer een belangrijk thema. Werknemers zijn immers het werkkapitaal, hun welbevinden is daarom een groot goed voor jou en jouw bedrijf. Hoe zet je als organisatie effectief in op preventie en wat zijn daarin jouw rechten en plichten als werkgever?
Daan de Boer is al 4,5 jaar directeur van Adaptics. AAdaptics streeft ernaar om vitaal gedrag van organisaties en mensen te vergroten. Als bedrijf focust Adaptics op thema’s als bevlogenheid, fysieke klachten, leefstijl, vergrijzing en vitaal thuiswerken. Ook helpen zij bedrijven met het thema: preventie van verzuim.
De andere gast aan tafel is Liesbeth Leijten. Liesbeth is sinds 2020 betrokken bij de adviesgroep Personeel & Salaris van Moore MTH accountants en adviseurs als senior adviseur juridische zaken. Ze is gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Zo adviseert zij over het aangaan en beëindigen van dienstverbanden, de toepasselijkheid van cao’s en pensioenfondsen. Vanuit haar expertise adviseert zij tevens over de arbeidsrechtelijke facetten van reorganisaties en overnames. Daarnaast voert zij gerechtelijke procedures en adviseert werkgevers rondom de re-integratie van werknemers. Tijdens deze talks is Liesbeth ingegaan op de rechten en plichten rondom verzuim en preventie daarvan. Én zij behandelt samen met Daan vragen die waarschijnlijk ook bij jou spelen, zowel vanuit werkgevers- als werknemersperspectief.
Vanuit haar discipline ziet zij veel re-integratietrajecten bij klanten. Daarbij is haar rol vanuit Moore MTH veelal adviserend, waarbij ze samen met de klant het proces bewaakt. Ook zoekt ze inhoudelijk naar een oplossing om een geslaagde re-integratie te bereiken. Liesbeth denkt dan bijvoorbeeld aan het passend maken van de functie voor de werknemer of mogelijk het creëren van een passende functie. Maar ze kijkt ook naar de mogelijkheid genaamd het Tweede Spoor. Hierbij wordt gezocht naar arbeidsmogelijkheden buiten de onderneming van de werkgever. Op die manier kan een werknemer extern worden gedetacheerd, zodat een deel van de loonkosten wordt teruggekregen. Liesbeth ziet in de praktijk positieve uitslagen van het Tweede Spoortraject. Ze denkt daarbij aan een klant van wie een zieke werknemer vanuit haar arbeidsongeschiktheid ander passend werk is gaan doen. Deze mevrouw had een oude droom, namelijk werken in het onderwijs en dat werk doet zij momenteel ook. Als er zo’n resultaat wordt bereikt, kun je spreken van een win-winsituatie.
Meestal gaat het goed met de trajecten, maar het komt ook weleens voor dat Liesbeth pas laat in het hele ziektetraject wordt betrokken. Dan blijkt soms dat het re-integratiedossier niet op orde is of dat zelfs al een loonsanctie is opgelegd door het UWV. Dit betekent dat de klant naar het oordeel van het UWV haar re-integratieverplichtingen onvoldoende is nagekomen. Daarom is de klant verplicht om het salaris van de zieke werknemer nog een jaar door te betalen. Liesbeth gelooft dat er op het gebied van het voorkomen van verzuim nog veel winst kan worden behaald.
Een werknemer is enkele jaren werkzaam bij een onderneming en heeft het erg naar zijn zin. Maar de werkgever is minder overtuigd van de match tussen werknemer en werkgever. De werkgever heeft eigenlijk de wens het dienstverband te beëindigen. Ze gaan in gesprek en de werkgever is ervan overtuigd dat deze wens ook overeenkomt met de beleving van de werknemer. Maar niets is minder waar. De werknemer schrikt zo en meld zich direct ziek. Hij komt in een vervelend traject waarin ook nog juridische stappen worden gezet.
De bedrijfsarts constateert dat er medische beperkingen zijn bij de werknemer, maar dat deze deels hun oorzaak vinden in het werk. Er wordt mediatie geadviseerd. Helaas is van de vriendelijke coöperatieve werkhouding van de werknemer inmiddels weinig meer over. Hij geeft keer op keer aan zich te ziek te voelen voor mediatie en daarmee wordt het traject gefrustreerd. De bedrijfsarts meent dat mediatie toch echt doorgang geeft en adviseert dat beide partijen worden bijgestaan in het proces. Waar het hier eigenlijk om draait is dat de ziekte in deze casus een middel is geworden waarbij het eigenlijk gaat om een heel andere discussie. Dat is jammer en in Liesbeth haar ogen niet effectief. Het is van groot belang dat je als werkgever weet wat speelt bij je werknemer. Liesbeth adviseert dan ook altijd om ervoor te zorgen dat je regelmatig contact zoekt met je werknemers. Een groot aantal zaken, waaronder het welbevinden, komen nu eenmaal niet altijd boven tafel in het jaarlijkse functioneringsgesprek. Loop daarom de werkvloer op en weet wat er in je medewerkers omgaat. Zorg ook dat je leidinggevende in staat is om signalen op te vangen en daarnaar te acteren.
We zijn ook met Daan in gesprek geweest over het thema preventie van verzuim. Verzuim is volgens hem een onderwerp waar veel ondernemers aandacht voor hebben op het moment dat het mis gaat. Het is belangrijk om een en ander goed geregeld te hebben wanneer een medewerker onverhoopt ziek wordt. Aandacht voor het voorkomen daarvan is nog veel belangrijker én effectief. Grote bedrijven zijn hier al langer mee bezig, maar kleine bedrijven ook steeds meer. De schadelast voor een klein bedrijf/MKB’er is over het algemeen veel groter. Zoals net al aangegeven kost verzuim voor één medewerker rond de €350 per dag en dat is een behoorlijke impact.
De loondoorbetalingsverplichting is hierbij inbegrepen. Er moet natuurlijk ook rekening gehouden worden met vervanging. Daarnaast komt er ook druk te liggen op medewerkers die niet ziek zijn, vervanging is meestal niet heel snel geregeld, waardoor zij waarschijnlijk harder gaan werken om het verzuim te compenseren.
Daarom is het belangrijk om aandacht te hebben voor preventie van verzuim en dat mensen zich niet ziekmelden. Je wilt graag voorkomen dat mensen ziek worden en dan kan het er juist ook voor zorgen dat mensen inzetbaarder worden. In plaats van dat je alleen maar erger aan het voorkomen bent, ben je eigenlijk aan het investeren in de inzetbaarheid van je mensen. Hierdoor stijgt ook de productiviteit van mensen. Daan legt dit uit aan de hand van de Gap-analyse.
Doe je niets, dan gaat de inzetbaarheid van medewerkers vaak achteruit wanneer zij ouder worden. Intervenieer je, dan stijgt de inzetbaarheid. We spreken dus feitelijk van de gap die ontstaat tussen niets doen en wel wat doen.
Wat kost het dan als je niets doet? Dat is vrij lastig te berekenen, want je kunt niet uitrekenen wat het kost als iemand niets doet. Je hebt geen referentiekader. Maar we weten in ieder geval dat het ervoor zorgt dat mensen inzetbaarder worden dan dat ze waren voor die tijd.
Voor het vroegtijdig herkennen van signalen die kunnen leiden tot verzuim, is het allereerst belangrijk om te weten wat de primaire arbeidgerelateerde risico’s zijn. Dit zijn zaken waar je als werkgever extra op moet letten. Daan ziet ook dat verzuim vaak niet enkel gerelateerd is aan werkzaamheden, maar dat bijvoorbeeld ook de privésituatie meespeelt.
Het is ook belangrijk voor de leidinggevenden om in gesprek te zijn met medewerkers. Dat je continu weet hoe het gaat met je medewerkers. Hoe kan je dit bespreekbaar maken met je medewerkers? Vinger aan de pols houden door kort frequent gesprekken te voeren met medewerkers. Niet alleen over werkinhoud, maar juist ook hoe gaat het met jou als persoon. Zit je nog op de juiste plek en haal je voldoende energie uit je werk? Dat soort factoren zouden in een goed gesprek aanwezig moeten zijn.
Liesbeth nam ons stap voor stap mee. De eerste stap is de ziekmelding van de werknemer bij de werkgever. Hierbij is het van belang om te weten dat je als werkgever de werknemer niet mag vragen naar de aard van de ziekte. Je mag wel vragen naar de verwachte duur ervan en of er bepaalde werkzaamheden zijn die mogelijk in de knel komen door de afwezigheid van werknemer.
Vervolgens moet de werkgever de werknemer ziekmelden bij de bedrijfsarts. Veruit de meeste werkgevers zijn aangesloten bij een arbodienst die samenwerkt met een bedrijfsarts. Strikt genomen is aansluiting niet verplicht, er kan ook een vrijgevestigde bedrijfsarts worden geconsulteerd. Het is enkel voorbehouden aan de bedrijfsarts om te beoordelen of de ziekte van de werknemer zich ook kwalificeert als arbeidsongeschiktheid en te bepalen in hoeverre de werknemer belastbaar is, gelet op zijn beperkingen. Op het medisch oordeel van de bedrijfsarts heb je als werkgever geen invloed. Als je het met het oordeel van de bedrijfsarts niet eens bent, kan je een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts of bij het UWV een deskundigenoordeel van de verzekeringsarts te vragen. Aan deze laatste mogelijkheid zijn kosten verbonden.
Na ziekmelding bij de arbodienst wordt na enkele dagen contact opgenomen met de werknemer en zo nodig een afspraak voor een medisch consult bij de bedrijfsarts worden gemaakt. Mocht je er van overtuigd zijn dat de werknemer niet ziek is, dan kun je de bedrijfsarts verzoeken de werknemer met spoed op te roepen.
Een zieke werknemer heeft op grond van de wet recht op doorbetaling van zijn salaris voor 104 weken. Deze loondoorbetaling bedraagt minimaal 70% van het salaris van de werknemer. Maar in de praktijk wordt door veel werkgevers het salaris 100% doorbetaald. Gedurende deze 104 weken bestaat er voor de werkgever een opzegverbod; de arbeidsovereenkomst met de zieke werknemer mag niet worden beëindigd. Dit is alleen anders bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. In dat geval eindigt de overeenkomst gewoon op de overeengekomen einddatum en doorkruist de ziekte niet de beëindiging. De werknemer zal dan ziek uit dienst gaan en van het UWV een ziektewetuitkering ontvangen.
Wanneer een werknemer ziek wordt, moet zowel hij als zijn werkgever zich maximaal inspannen om te komen tot een succesvolle re-integratie. Zij leggen de afspraken hierover vast in re-integratieverslagen. Uiterlijk in week acht moet een zogenaamd Plan van Aanpak worden opgesteld waarbij aan de hand van de probleemanalyse van de bedrijfsarts afspraken worden gemaakt over mogelijke re-integratie. Dit plan van aanpak moet iedere zes weken met de werknemer worden besproken en zo nodig worden bijgesteld. Mocht de zieke werknemer een AOW-gerechtigde werknemer zijn, dan eindigt het opzegverbod na week dertien. Met ingang van 1 januari as. Is dat na zes weken. Dit betekent dat in dat geval de arbeidsovereenkomst met inachtneming van een maand opzegtermijn kan worden opgezegd. In week 42 moet de werknemer ziek gemeld worden bij het UWV. Aan het einde van het eerste ziektejaar moet je met de werknemer een eerstejaars-evaluatie opstellen. Aan het einde van het tweede ziektejaar ontvangt de werknemer een brief van het UWV en kan hij een aanvraag indienen voor een WIA-uitkering. De werkgever moet een eindevaluatie over de re-integratie invullen en aan het UWV verstrekken. Belangrijk te vermelden in dit proces is dat de werknemer verantwoordelijk is om alle stukken aan te leveren voor de WIA-aanvraag.
In dat geval zal, als vaststaat dat terugkeer in eigen of aangepaste functie binnen 26 weken niet mogelijk zal zijn, het dienstverband met de werknemer kunnen worden beëindigd. In het verleden werden deze dienstverbanden veelal slapend gehouden. Maar sinds de uitspraak van de HR in november 2019, het zogenaamde Xella-arrest, zijn werkgevers verplicht om in te stemmen met een beëindigingvoorstel van de werknemer. Daarbij moet wel voldaan zijn aan de voorwaarden voor een ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (dat terugkeer niet mogelijk is en dat er geen loonbetalingsverplichting meer bestaat). De werknemer heeft dan recht op een vergoeding ter hoogte van de wettelijke transitievergoeding. De werkgever kan op zijn beurt bij het UWV een verzoek tot compensatie van deze vergoeding.
Het is dus een mogelijkheid van het UWV om aan de werkgever een sanctie op te leggen. Belangrijk is dus om je actief in te spannen voor een succesvolle re-integratie en alle afspraken schriftelijk goed vast te leggen in het dossier. Daarnaast adviseert Liesbeth om steeds vinger aan de pols te houden en daar waar nodig het plan van aanpak te wijzigen. Houd goed contact met de bedrijfsarts en eventuele arbeidsdeskundige.
In dat geval moet de werkgever de werknemer allereerst schriftelijk aanmanen om alsnog mee te werken aan de re-integratie. In de aanmaning moet tevens de waarschuwing uitgaan voor een loonstop of het opschorten van het loon. Als de werkgever onvoldoende kan vaststellen of de werknemer arbeidsongeschikt is omdat de werknemer niet naar de bedrijfsarts wil gaan, kan de werkgever het loon van de werknemer opschorten. In deze aanmaning moet je ook aangeven dat het loon van de werknemer wordt stopgezet als deze weigerachtig blijft. Een werkgever heeft het recht om het loon van de werknemer te stoppen als de werknemer zonder goede grond weigert om:
Dan moet de werkgever het loon alsnog met terugwerkende kracht voldoen. Bij het stopzetten van het loon van de werknemer, kan diegene geen aanspraak maken op het loon over de achterliggende periode als hij bijvoorbeeld alsnog meewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak. Het is dus belangrijk dat je expliciet de term stopzetten van loon gebruikt en niet spreekt van opschorten van het loon. Dit is namelijk alleen aan de orde als de werknemer zich niet meldt bij de bedrijfsarts, zodat de werkgever niet kan vaststellen of sprake is van arbeidsongeschiktheid. Het meest vergaande middel dat de werkgever heeft is de kantonrechter verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens verwijtbaar handelen van de werknemer, omdat deze de re-integratieverplichtingen niet nakomt. Voorwaarde voor dit verzoek is dat de werkgever bij de rechter een deskundigenoordeel van het UWV overlegt waaruit blijkt dat de werknemer zich inderdaad onvoldoende heeft ingespannen in het kader van zijn re-integratie.
Daan deelde met ons hoe je verzuim-problematiek kan voorkomen. De term ‘preventie van verzuim’ hoort daar niet echt bij. In dat geval brengen bedrijven het verzuim eerst van -1 naar 0. Kortom: je bent dan nog niet actief bezig met het voorkomen van verzuim. Uiteindelijk wil je korter op de bal zitten, maar daarvoor moet je eerst een goede basis leggen. Vervolgens kun je bouwen aan preventie. Oftewel: sturen op de inzetbaarheid van de medewerkers in plaats van enkel voorkomen van verzuim.
In de basis komt het erop neer dat Adaptics veel “korter op de bal” moet zitten. Traditioneel wordt er binnen (grotere) organisaties één keer per 3 à 4 jaar onderzoek gedaan naar de inzetbaarheid van personeel. Wat we dan vaak zien is dat we na 3 of 4 jaar weer terugkomen bij een organisatie en constateren dat de medewerkers 3 tot 4 jaar ouder geworden zijn, net iets minder inzetbaar zijn en dat het rapport weer onder in de bureaula valt. Bij de succesvolle organisaties is naast het doen van onderzoek vooral ook aandacht voor het opvolgen van de resultaten. En het meten van het resultaat van deze interventies.
Een gedegen 0-meting is een goed startpunt voor iedere organisatie. Op die manier krijg je namelijk scherp welke factoren binnen jouw organisatie invloed hebben op verzuim, maar ook op bevlogenheid, stress etc. Zo kun je gericht interventies inzetten. Een 0-meting bestaat vaak uit een vragenlijstonderzoek, soms aangevuld met medische onderzoeken en adviesgesprekken. Maar moet in ieder geval opgevolgd worden met concrete acties.
Dat verschilt per bedrijf. Adaptics kijkt dan vooral naar wat er nodig is en adviseren we dus pas na de resultaten van de 0-meting. Denk hierbij aan het inzetten van reguliere zorg (huisarts), maar bijvoorbeeld ook het benutten van persoonlijke gezondheidsbudgetten die in veel cao’s opgenomen zijn.
Een voorbeeld hiervan kan zijn: vitaliteit coaching, mensen zelfredzaam maken. Timemanagement/stressmanagement. Vaak bieden wij individuele trajecten voor de werknemer. De werkgever betaalt dat. Mensen die op werkvermogen echt opvallend scoren, kunnen hier gebruik van maken.
Liesbeth is ook in gesprek geweest met Daan. Zij stelde hem de volgende vraag: Ik neem aan dat die 0-meting veel persoonlijke vragen betreft. Misschien zit niet elke werknemer hierop te wachten? Dat klopt. Daarom is de uitnodigingscampagne erg belangrijk. Het is belangrijk om te benadrukken ‘what’s in it for me’. Ook is het belangrijk om stil te staan bij de privacy en hier openheid over te geven. Overall: medewerkers die meedoen tonen over het algemeen minder verzuim. Mensen die niet meedoen tonen dat meer.
En de stap van groepsbenadering naar persoonlijke benadering lijkt Liesbeth een flinke stap. Mag dat zomaar? Het is super belangrijk dat de persoonlijke gegevens van deelnemers op de juiste manier verwerkt worden. Dat is bij wet geregeld. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat een gedegen bedrijf een dergelijk onderzoek uitvoert. Ook zijn er bepaalde ISO-certificeringen die hierop toezien en waar dus gecontroleerd wordt of de gegevens op een veilige manier verwerkt worden. De werkgever krijgt deze persoonlijke informatie nooit te zien.
Sommige mensen melden zich ziek en anderen werken zich een slag in de rondte. Liesbeth wilde graag inzicht in de data die Adaptics vergaren.
Begrijpelijk dat een leidinggevende dit wil weten, maar je kunt je ook afvragen: hoe kan het dat hij of zij dit nog niet weet? Leidinggevende zijn is iets anders dan inhoudelijk je werk goed doen. Kwalitatief goede gesprekken zijn belangrijk. Adaptics kan daarin ook de neutrale partij zijn om dit in gang te zetten. Maar vaak hebben leidinggevenden daar ook begeleiding in nodig.
“Artikel 18: De werkgever stelt de werknemers periodiek in de gelegenheid een onderzoek te ondergaan, dat erop is gericht de risico’s die de arbeid voor de gezondheid van de werknemers met zich brengt zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.”
Antwoord van Liesbeth: Verplichting tot het PMO (Preventief Medisch Onderzoek) gaat een stuk verder dan de verplichting uit artikel 5 (de RI&E). Bij een PMO wordt echt verder gekeken naar diepliggende risico’s. Dan spreek je over maatwerk en dan zijn partijen zoals Adaptics ervoor om samen als werkgever opzoek te gaan naar die risico’s.
Antwoord van Daan: Als je het over kort frequent verzuim hebt, gaat het over het algemeen over gedrag. We weten dat als we het over kort frequent verzuim hebben dat het vaak een voorbode is voor langer verzuim in de toekomst. Het is een belangrijk signaal om op te pakken. Sancties als wachtdagen zijn over het algemeen niet effectief en werken averechts. Het kan een breuk doen op het vertrouwen. Wat wel helpt is in gesprek gaan met de werknemers en werkgevers over wat de impact is van dat korte frequente verzuim. Dit zorgt voor bewustzijn en maakt de drempel hoger om je ziek te melden.
Antwoord van Liesbeth: Het plan van aanpak is een document wat aan de hand van de probleemanalyse van de bedrijfsarts door werkgever en werknemer wordt ingevuld. Je kijkt hierbij onder anderen naar wat zijn de medische beperkingen van de werknemer, wat is zijn belastbaarheid nog en wat kan je als werkgever doen om diegene toch benutbare mogelijkheden te bieden. Kun je die functie aanpassen of creëren? Dat werkt dynamisch, want iedere keer wordt de werknemer door de bedrijfsarts gezien en mogelijk zijn er ontwikkelingen in herstel. Het kan zo zijn dat je het plan af en toe moet bijstellen. Voor een goed dossier is het belangrijkste dat het alle documentatie bevat want aan het eind van de 104 weken komt er een keuring door het UWV.
Antwoord van Daan: Mentale veerkracht gaat eigenlijk over hoe gaat de individuele medewerker om met alles wat op diegene afkomt. Zowel op werk als privé en kun je daar dan veerkrachtig mee omgaan. Het is allereerst belangrijk dat iemand goed op zijn of haar plek zit. Daarnaast is het belangrijk dat mensen continu worden uitgedaagd. Veerkracht kan zich ontwikkelen op het moment dat mensen een continue wisselwerking hebben van inspannen en ontspannen. Als werkgever is het belangrijk om je medewerkers uit te blijven dagen om ervoor te zorgen dat ze niet indutten op hun plek.
Antwoord van Liesbeth: Er kunnen financiële gevolgen bij gepaard gaan, maar dat is afhankelijk van wat zaken. Zo kan eigen risico dragerschap van een werkgever lijden tot financiële gevolgen. Ook de hoogte van de premieplichtige loonsom kan financiële gevolgen hebben en dat zie je dat weer terug in de beschikking werkhervattingkas. De financiële gevolgen hangen echt af van de concrete situatie. In dat geval zou advies op maat van Moore MTH van pas komen.
Antwoord van Daan: Ja, je moet in gesprek blijven met werknemers over allerlei zaken.
Zorg er in ieder geval voor dat hetgeen wat je doet geen losse flodders zijn. Dus zorg ervoor dat je er een programma omheen maakt. Als we het dan specifiek hebben over kort frequent verzuim; zorg ervoor dat het een onderdeel van het programma is dat medewerkers ook in gesprek gaan met hun leidinggevende. Niet alleen over de voortgang van het werk, maar ook over hoe ze erin zitten. Dit kan je bijvoorbeeld doen door ervoor te zorgen dat je als onderwerp op de agenda inzetbaarheid, ontwikkeling of een soortgelijk thema zet.
Kijk als organisatie naar welke informatie je al bezit. Welke informatie heb je al over je medewerkers die gaat over dit soort thematieken. Wat zijn redenen van ontslag? Waarom willen mensen hier eigenlijk werken? Wat drijft hen? Als je dat soort informatie verzamelt en vergaart, kun je conclusies verbinden. Hiermee heb je een goed startpunt om je preventieprogramma op te bouwen.
Speciaal voor deze Moore MTH talks! hebben wij een mailing met veel informatie voor jou opgesteld. Die vind je terug op de Moore MTH.nl/yes pagina. In deze mail vind je meer informatie om jou te helpen om effectief in te zetten op preventie en vitaliteit. Zo geeft Adaptics meer informatie over de rol van leidinggevenden en de rol van de medewerker.
Heb jij al te maken met verzuim binnen jouw organisatie en wil je meer weten over de rechten en plichten voor jou als werkgever? Daarvoor hebben wij een handig overzicht gemaakt, waarin je in een oogopslag inzichtelijk krijgt waar jij per week mee te maken krijgt.
Graag wijzen we je ook op de mogelijkheid voor een vrijblijvend consultmoment met Daan. Daarin kun je in gesprek gaan over jouw persoonlijke situatie. Misschien loop jij namelijk rond met een vraag over de zojuist besproken onderwerpen óf heb jij een totaal andere situatie die je graag wilt delen met één van de sprekers? Precies daarvoor organiseren wij dit consult, dus schroom niet en doe er jouw voordeel mee!
Meld je nu eenvoudig aan via moore-mth.nl/yes pagina. We nemen contact met je op om een geschikt moment af te spreken om elkaar te ontmoeten. Dat kan zowel fysiek als online. Wat jou het beste uitkomt.