Zoeken op

Zoeken op

Alles

2 februari, 2022

Verslag – Verantwoordingen en aandachtspunten voor de zorgsector

De zorg komt tegenwoordig bijna dagelijks in het nieuws vanwege Covid-19. Een belangrijke situatie, maar de zorgbranche is natuurlijk nog groter dan dit onderwerp. Zorgaanbieders leveren het hele jaar zorg aan cliënten en deelnemers. Deze zorg wordt met maatschappelijke gelden bekostigd, waarvan zorgkantoren, overheden en zorgverzekeraars in het nieuwe jaar verantwoordingen verwachten. Voor zorgaanbieders een jaarlijks terugkerende situatie, die veel tijd, aandacht en misschien ook wel frustratie oplevert. Waar moeten zorgaanbieders nu rekening mee houden bij de verantwoordingen?

Terugkijken webinar
Verantwoordingen en aandachtspunten voor de zorgsector

Achtergrond sprekers

We gingen in gesprek met Rob Buis, Rob is voorzitter Raad van Bestuur bij Zorgcoöperatie Klaver4you. Alweer meer dan 8 jaar. Zorgcoöperatie Klaver4you is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders in Oost-Nederland. Inmiddels ondersteunt zij tientallen zorgaanbieders in de regio en faciliteert zij de zorg van ruim 900 cliënten. Als laatste is Klaver4you altijd bezig met het waarborgen en doorontwikkelen van kwalitatief goede zorg. Dat doen zij door voorlichting, kennisdeling en controle.

Ook collega Arjen ter Horst zit vanavond aan tafel. Arjen behaalt dit jaar een indrukwekkend jubileum bij Moore MTH: dit jaar werkt hij namelijk maar liefst 25 jaren bij ons. De afgelopen jaren heeft Arjen zich gespecialiseerd in de zorgsector en is hij betrokken bij diverse zorgondernemingen, waarbij hij de focus onder andere legt op kleinschalige zorgaanbieders en zorgboerderijen. Daarnaast is Arjen binnen Moore MTH verantwoordelijk voor het zorgteam.

Verantwoordingen en aandachtspunten in de zorg

Dit is inderdaad een breed thema met verschillende onderdelen. In de media lezen we vaak dat zorguitgaven de pan uit rijzen. Berichten over gemeenten die kampen met tekorten op Sociaal Domein zien we ook regelmatig. En dan hebben we natuurlijk nog de zogenoemde “Zorgcowboys”, die volgens de mediaberichten veel gelden uit de zorg besteden voor andere zaken dan de zorg.

Dit zijn duidelijke signalen dat er veel maatschappelijk geld omgaat in de zorgsector. Zorgondernemingen werken met deze maatschappelijke gelden. De instanties die deze zorggelden beschikbaar stellen verwachten dat dit op een goede en efficiënte wijze ingezet wordt voor het doel: leveren van passende zorg.

Om vast te stellen of de maatschappelijke gelden goed ingezet worden, doen deze instanties uiteraard zelf diverse tussentijdse controles, maar ook verwachten ze een jaarlijkse actieve verantwoording van de zorgaanbieders zelf. Deze verantwoordingen zijn in verschillende onderdelen op te delen en heeft Arjen weergegeven op een sheet.

Zorgverantwoording

Al deze verantwoordingen komen feitelijk op hetzelfde neer: vastgesteld moet worden dat de zorggelden besteed zijn voor het doel waarvoor deze beschikbaar zijn gesteld. Blijkt dit te veel of te weinig te zijn, dan volgt er een afrekening.

Zorggelden besteden aan de zorg

Het vaststellen hiervan is uiteraard een mooie uitdaging voor ons, want wij zijn er niet bij als de zorg geleverd wordt. Wij moeten dit dus vaststellen aan de hand van de administratieve processen en registraties van de betreffende zorgaanbieder. Een goede en duidelijke zorgregistratie door de zorgmedewerkers is dan ook van belang. Vaak wordt dit in een zorgregistratiesysteem bijgehouden.

Het begint met een afspraak welke zorg geleverd wordt en tegen welke tarieven. Dit is een beschikking of indicatie. Daarnaast moet uit de geregistreerde zorgtijd per cliënt blijken dat de zorg geregistreerd is.

Helaas gaat dit weleens fout. Vooral bij startende zorgaanbieders die vanuit een passie voor de zorg zijn gestart. Zij richten zich volledig op de zorg en dan blijft registratie nog wel eens achter.

Tijd voor verantwoordingen

Je verantwoordingen doen is inderdaad een behoorlijke klus, waarbij voorbereiding en planning van de verschillende werkzaamheden zeker van belang is. De zorgaanbieder registreert de zorg gedurende het jaar en zal op basis van deze registraties een totaaloverzicht over het hele jaar kunnen weergeven. Dit totaaloverzicht is de basis van de verantwoordingen.

Gezien de verschillende deadlines heeft Arjen een overzicht gemaakt waaruit deze deadlines en overige belangrijke data naar voren komen.

Er zijn verschillende deadlines om in beeld te houden, zodat alle partijen in de zorgketen e.e.a. tijdig kunnen afronden.

Wat is de rol van Klaver4you

Wij zijn meer aan de voorkant bezig. Hieronder vallen drie onderdelen:

  1. Contractering / aanbestedingen. Leden verlenen de zorg. De coöperatie zorgt voor de randvoorwaarden voor de leden. Er ligt druk op het binnenkrijgen van contracten.
  2. Kennisdelen. Hieronder vallen trainingen en netwerkbijeenkomsten.
  3. Back-office (shared servicecenter). We regelen de administratie, zodat de zorginstellingen zich bezig kunnen houden met de zorg.

Aan het einde van het jaar komt de account langs om het geheel te controleren en gaat er een strik om voor de nacalculatie.

De jaarlijkse verantwoordingen

Het is niet je primaire doel. Dit geldt ook voor de verpleegkundige aan je bed. Die houdt ook niet van alle administratie en overhead eromheen. Je bent er enorm druk mee. Het kan aanvoelen als controle vanuit wantrouwen.
Eerder is al gezegd dat er veel maatschappelijk geld omgaat in de zorgsector. Om vast te kunnen stellen dat de maatschappelijke gelden goed ingezet worden door zorgaanbieders, moeten zij zorgen voor een jaarlijkse actieve verantwoording hiervan.

Soorten verantwoordingen

Naast de verantwoording van geleverde zorg hebben zorgondernemingen met meerdere soorten verantwoording te maken. Hiervoor heeft Arjen een overzicht gemaakt

Verantwoordingen zorg en jeugd
Zorgondernemingen moeten net als andere ondernemingen een jaarrekening opmaken, waarin de resultaten over het jaar overzichtelijk worden weergegeven. Ook belastingaangiften zijn voor zorgondernemers vaak aan de orde. In zoverre niet anders dan andere ondernemingen of ondernemers in andere branches. Wel is van belang dat de jaarrekeningen enkele specifieke aspecten hebben, vanwege de transparantie in de zorg. Dit is afhankelijk van de soort zorg die de zorgonderneming levert.

Een zorgonderneming kon tot 31 december 2021 een WTZi-erkenning aanvragen. Een WTZi-erkenning staat voor Wet toelating zorginstellingen. Vanaf 1 januari is hiervoor de wet toetreding zorgaanbieders voor in de plaats gekomen. Hierover later meer. De WTZi-erkenning gaf de mogelijkheid om zorg onder de zorgverzekeringswet of Wet Langdurige Zorg te kunnen leveren, waardoor meer omzetmogelijkheden naar voren komen. Deze mogelijkheden brengen wel extra regelgeving met zich mee.

Is de erkenning noodzakelijk?

Als je als zorgonderneming deze omzetmogelijkheden niet nodig hebt, hoef je ook geen erkenning aan te vragen. Dit kan regelgeving en administratieve lasten voorkomen. Maar als een zorgonderneming zorg onder de Jeugdwet levert, wordt deze regelgeving alsnog van kracht voor deze zorgonderneming.

Onder de WTZI-regelgeving is een vast model voor de jaarrekening beschikbaar. Dit model is in basis vergelijkbaar met het jaarrekeningmodel dat normaal gebruikt wordt, maar geeft enkele extra / afwijkende toelichtingen van bijvoorbeeld onderhanden trajecten en bijvoorbeeld financiering WLZ .

Tot zover nog niet meteen hele schokkende afwijkingen ten opzichte van andere ondernemingen in andere branches. Wat wel bijzonder is dat een zorgonderneming al snel een beoordelingsopdracht bij de accountant moet neerleggen vanwege de WTZi-regelgeving. De voorwaarden heeft Arjen inzichtelijk gemaakt op bijgaande sheet.

Wanneer is welke accountsverklaring van toepassing?

Beoordelingsopdracht

Een beoordelingsopdracht is een zwaardere opdracht, waarbij de accountant de processen van de zorgonderneming dieper moet beoordelen. Hoewel iedereen er altijd vanuit gaat dat de processen goed zijn ingericht, zullen deze werkzaamheden meer tijd van de zorgonderneming en accountant vergen.

Naast de beoordelingsopdracht kan ook eventueel verplichte consolidatie aan de orde komen, waarbij de zorgonderneming andere verbonden ondernemingen in een structuur consolideren in de jaarrekening van de zorgonderneming.

Niet voor iedereen noodzakelijk

Een beoordelingsopdracht is niet noodzakelijk voor iedereen. Alleen voor zorgondernemingen met verbonden ondernemingen, waarbij het bestuur hetzelfde is en er onderlinge verhoudingen zijn. Dat kan eventueel ook gelden voor een B.V. met een stichting. De achterliggende gedachte hiervan lichten we hieronder toe.

De verantwoording in de jaarrekening van zorgondernemingen moet transparant zijn. Het moet dus duidelijk zijn waar de maatschappelijke gelden aan besteed worden. Eerder noemde Arjen al de zorgcowboys waar gelden besteed worden voor andere doelen dan de zorg. De zorgonderneming die aangemerkt worden onder als zorgcowboys hebben vaak een constructie die bijvoorbeeld op ogenschijnlijke legale wijze mensen inhuren of diensten inkopen bij andere partijen. Althans dat lijken ander partijen te zijn. Op deze manier kunnen gelden buiten het zicht van de transparante verantwoording gebracht worden. Door de consolidatieplicht blijven de gelden echter wel in beeld.

Transparantie in de jaarrekening

Bij de KvK moeten bepaalde ondernemingen de jaarrekening of een beperkte variant daarvan deponeren. Op deze wijze worden gegevens over een onderneming openbaar.

Als een zorgonderneming onder de WTZi-regelgeving valt, dan is deze verplicht om afhankelijk van de omvang van de organisatie een volledige of beperkte verantwoording af te leggen bij het ministerie op jaarverslagenzorg.nl. Deze verantwoording is een digitaal formulier met diepgaande vragen over de organisatie, personeel en toezicht.
Daarnaast moet de zorgonderneming de cijfers uit de jaarrekening opnemen in het digitale formulier. Het digitale formulier wordt openbaar en inzichtelijk voor iedereen. Ook de complete jaarrekening en verklaring van de accountant moeten hieraan toegevoegd worden. Hiermee wordt alles uit de jaarrekening inzichtelijk voor de buitenwereld.

Voor wie geldt deze verplichting?

Deze verplichting geldt op dit moment voor elke zorgonderneming die onder de WTZi-regelgeving valt. Het kan dus ook voor een kleine eenmanszaak of v.o.f. gelden, terwijl deze ondernemingen normaal niets hoeven te publiceren bij de KvK.

Let op! Onder de nieuwe regelgeving WTZa zullen mogelijk alle zorgaanbieders, verplicht worden tot openbaarmaking van gegevens.

Wet toetreding zorgaanbieders Wtza

Van belang is dan ook dat in de jaarrekening alleen de verplichte en van belang zijnde gegevens opgenomen worden. Alle overige toelichting die voor het bestuur of management wel van belang is, moet je niet opnemen in de jaarrekening.

Ook niet onbelangrijk is dat de gegevens die openbaar gemaakt worden, niet voorzien moeten zijn van handtekeningen van het bestuur, management of accountant. Handtekeningen op internet kan makkelijk fraude tot gevolg hebben.

Vragen van kijkers

Als zorgondernemer worstel ik met de zorgregistraties. Hoe moet de geleverde zorg vastgelegd worden?

Een begrijpelijke vraag waar meer zorgaanbieders mee worstelen. Zorgregistratie kan op verschillende manieren plaatsvinden, waarbij een tijdregistratie in een zorgregistratiepakket het meest duidelijk is. Ook aan de hand van medicatielijsten of registraties van aanwezigheid kan de zorg aangetoond worden. Tot slot zou de planning nog ondersteunend kunnen zijn.

Hoe borgt de coöperatie dat jullie leden aan de kwaliteitseisen van de productieverantwoording zorg voldoen?

Bij een nieuw lid van de coöperatie vindt al een toetsing plaats op cliëntvolgsysteem, mensen met juiste papieren en van onbesproken gedrag. kwaliteit, certificaten, diploma’s en zorgregistratie. Daarnaast vindt de zorgregistratie centraal plaats. Ook vinden periodieke audits vanuit het bestuur plaats bij bestaande leden op de kwaliteit van de zorg.

Vallen alle zorgaanbieders onder de WNT? Of zijn er nog uitzonderingen?

Nee, niet alle zorgaanbieders vallen onder de WNT. Er zijn uitzonderingen afhankelijk van de bedrijfsvorm. ZZP’ers, eenmanszaken, maatschappen en een v.o.f. hebben bijvoorbeeld geen verantwoordingsplicht WNT.
Op de WNT en uitzonderingen komt Arjen straks aan het einde van dit webinar uitgebreider terug.

Meer informatie of een gratis consultmoment?

Speciaal voor De Talks hebben wij een Infographic voor jou opgesteld. Die kun je hier gratis aanvragen.

Graag wijzen we je ook op de mogelijkheid voor een vrijblijvend consultmoment met Arjen of Rob. Daarin kun je in gesprek gaan over jouw persoonlijke situatie. Misschien loop jij namelijk rond met een vraag over de zojuist besproken onderwerpen óf heb jij een totaal andere situatie die je graag wilt delen met één van de sprekers? Precies daarvoor organiseren wij dit consult, dus schroom niet en doe er jouw voordeel mee!

Meld je even eenvoudig aan via www.moore-mth.nl/yes of onderaan deze pagina. We nemen dan binnenkort contact met je op om een geschikt moment af te spreken om elkaar te ontmoeten. Dat kan zowel fysiek als online. Wat jou het beste uitkomt.

Breder perspectief van de zorgbranche

Hoe kijk je naar het bredere perspectief van de zorgbranche? Een vraag die inderdaad duidelijk speelt in de branche. Hiervoor gebruikt Rob de PEST-analyse. Deze analyse gaat in op: Politiek, Economisch, Sociaal en Techniek. Zo speelt ICT een steeds grotere rol en vinden mooie ontwikkelingen plaats. Daarnaast de druk op de zorg, met name op financiën. Druk op tarieven. De CAO’s gaan omhoog. Veel politiek lawaai, salarissen moeten omhoog, maar de gaten worden enorm groot. Juridisch ligt veel druk op aanbestedingen. Tot slot is het op de arbeidsmarkt een groot drama om krachten te vinden.

Wet Normering Topinkomens (WNT)

De WNT is misschien beter bekend als de Balkenende-norm. Het maximale bedrag aan beloning dat een topfunctionaris in de publieke sector mag verdienen. Het doel van de WNT is om de maatschappelijke gelden passend in te zetten.
De inspanningen en werkzaamheden van de topfunctionarissen moeten natuurlijk passend beloond worden. Door de WNT wordt deze beloning echter beperkt; afhankelijk van de situatie. Bij zorgaanbieders geldt een puntensysteem gebaseerd op de soort zorg en het niveau. Hoe meer punten er vastgesteld worden, hoe hoger de beloning kan zijn.
Ook wordt hiermee voorkomen dat zorgcowboys de zorgonderneming leeg trekken door zichzelf hoge beloningen toe te kennen. Een belangrijk onderdeel van de WNT is namelijk dat de gegevens van de topfunctionarissen openbaar gemaakt moeten worden.

Wie zijn deze topfunctionarissen?

De meest voor de hand liggende topfunctionarissen zijn de bestuurders en directeuren van de zorgaanbieder, maar ook de leden van de Raad van Toezicht vallen hieronder. Daarnaast kunnen managers en andere leidinggevende personen ook als topfunctionaris aangemerkt worden. Dit hangt uiteraard van de feitelijke situatie af.
Vrijstellingen en uitzonderingen voor de WNT

Zoals eerder al genoemd zijn er vrijstellingen voor organisaties, zoals eenmanszaken, maatschappen en de v.o.f.. Ook werkzaamheden van o.a. een medisch specialist, arts of tandarts vallen niet onder de WNT. Tot slot hoeven organisaties die een loonsom tot €160k hebben geen WNT-verantwoording op te maken.

Gratis consultmoment

Speciaal voor De Talks hebben wij een Infographic voor jou opgesteld. Die vind je terug op de moore-mth.nl/yes pagina, die vind je ook terug door linksboven op deze pagina op de blauwe button te klikken.

Het is nog steeds mogelijk om je vrijblijvend aan te melden voor een consultmoment met Arjen of Rob. Wij snappen namelijk dat het fijner kan zijn om een specifieke situatie 1 op 1 met hen te bespreken. Vaak is elke casus of situatie weer verschillend. Om die reden organiseren wij dit consult, zo kunnen wij namelijk effectiever meedenken en jou écht helpen.

Meld je eenvoudig hieronder aan. We nemen dan binnenkort contact met je op om een geschikt moment af te spreken om elkaar te ontmoeten. Zoals net ook aangegeven kan dat fysiek, maar ook zeker online.

De Talks van volgende maand vindt wederom plaats op de eerste van de maand maart en staat dan geheel in het teken van het thema: Internationaal Zakendoen: waar moet je op letten? Dank aan beide sprekers hier aan tafel. Graag tot dinsdag 1 maart. Wederom ’s avonds om half 8.