Jouw werknemers hebben een telefoon nodig om hun werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Vanaf 2015 kunnen telefoons onder het noodzakelijkheids-criterium onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden. Dit betekent echter ook dat je de voorwaarden die gelden bij uitdiensttreding goed in de gaten moet houden. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat de telefoon alsnog (deels) tot het loon gerekend wordt.
Het noodzakelijkheidscriterium bestaat sinds 2015. Onder dit noodzakelijkheidscriterium kunnen werknemers belastingvrij een telefoon van de zaak krijgen. Wat veel werkgevers vergeten, is dat één van de voorwaarden voor toepassing van het noodzakelijkheidscriterium is, dat de telefoon moet worden teruggegeven als de werknemer de telefoon niet meer nodig heeft voor zijn werk.
Let op!
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een werknemer de telefoon niet meer nodig heeft voor zijn werk. Denk bijvoorbeeld aan een functiewijziging. De belangrijkste reden zal over het algemeen echter de uitdiensttreding van de werknemer zijn.
Het is ook mogelijk dat de werknemer de restwaarde van de telefoon aan de werkgever vergoedt. Levert de werknemer de telefoon niet in en wordt ook de restwaarde niet betaald, dan moet de werkgever deze restwaarde tot het individuele loon van de werknemer rekenen. De onbelaste telefoon wordt daarmee alsnog een (deels) belaste telefoon.
Tip!
Het is ook mogelijk om de restwaarde van de telefoon als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen in de vrije ruimte. De restwaarde is dan onbelast voor zover de vrije ruimte niet wordt overschreden. Wordt de vrije ruimte wel overschreden dan bedraagt de eindheffing 80%. Voor 2022 is de vrije ruimte 1,7% over de fiscale loonsom tot € 400.000 , voor het bedrag boven de € 400.000 geldt het percentage van 1,18%.
De regels die gelden voor de telefoon van de zaak gelden ook voor gereedschappen, computers en andere mobiele communicatiemiddelen (zoals tablets) en dergelijke apparatuur. Bij uitdiensttreding zal de werknemer ook deze moeten inleveren of de restwaarde aan de werkgever moeten vergoeden.
Tip!
De restwaarde is de waarde in het economische verkeer op het moment dat de werknemer uit dienst gaat. Deze waarde zal niet eenvoudig vast te stellen zijn. Diverse websites, waaronder bijvoorbeeld Marktplaats.nl, kunnen hierbij behulpzaam zijn.
Heb je vragen of wil je persoonlijk advies? Neem gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar!