Voordelen werkkostenregeling
De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:
- Je kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
- Je hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te registreren.
- Je hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: je krijgt meer vrijheid.
- Je kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de zgn. vrije ruimte onderbrengen. Je hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt.
- Je kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die je op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
- Je hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet te verwerken in de loonstrook.
- Daarbij is het (ook) binnen de werkkostenregeling mogelijk belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem. Dit is in veel gevallen zowel voor de werkgever als voor de werknemer interessant.
Daarom ons advies: maak werk van de werkkostenregeling! Gebruik hiervoor onze ‘Inventarisatietool’. (Verderop in dit artikel meer hierover)
Algemene info over de werkkostenregeling
Werkgevers die in 2014 gebruik maken van de werkkostenregeling kunnen maximaal 1,5% van het totale fiscale loon (de forfaitaire ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte is in beginsel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% verschuldigd maar een werkgever kan er ook voor kiezen om bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen bij de werknemers als “regulier” loon te belasten.
Naast een aantal vergoedingen en verstrekkingen die altijd bij de individuele werknemer moeten worden belast, is er een aantal categorieën met vergoedingen en verstrekkingen die buiten de forfaitaire ruimte onbelast kunnen worden vergoed of verstrekt;
- Intermediaire kosten;
- Gerichte vrijstellingen;
- Nihilwaarderingen;
- Verstrekking niet in het kader van de dienstbetrekking.
Wijzigingen per 1 januari 2015
Op 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris van financiën de volgende wijzigingen aangekondigd:
- Verlaging percentage forfaitaire ruimte naar 1,2%
- Noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, mobiele communicatiemiddelen, tablets ed.
- Jaarlijkse afrekensystematiek;
- Concernregeling;
- Vrijstelling voor branche-eigen producten;
- Geen verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
Inventarisatietool
Onze adviseurs zijn specifiek deskundig om vragen over de werkkostenregeling te beantwoorden en op weg te helpen bij de inventarisatie, advisering en invoering hiervan. Hieronder een aantal vragen uit de praktijk waar wij samen met jou als werkgever een antwoord op kunnen vinden:
- Wat betekent de werkkostenregeling voor mij?
- Kost de werkkostenregeling mij geld?
- Kan ik kosten besparen met de werkostenregeling?
- Hoe bepaal ik de (financiële) consequenties?
- Hoe maak ik optimaal gebruik van de werkkostenregeling?
- Kan ik mijn huidige arbeidsvoorwaarden handhaven?
Een deugdelijke inventarisatie van alle vergoedingen en verstrekkingen is de eerste noodzakelijke stap. Wij hebben daarom een inventarisatietool ontwikkeld die jou als werkgever zelf kunt gebruiken. Na de inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen ondersteunen wij je bij het bepalen van (eventuele) arbeidsvoorwaardelijke consequenties en bij de invoering van de werkkostenregeling.
Contact
Indien je nog vragen heeft of wilt starten met de voorbereidingen op de werkkostenregeling, neem dan contact met op met onze Adviesgroep Personeel & Salaris!
